Quando si tratta di far crescere il proprio business, l’inserimento di nuove collaboratrici e collaboratori è un passo fondamentale.

Ma come possiamo farlo in modo efficace, evitando errori comuni e garantendo un’integrazione armoniosa nel team? Anche con i tools informatici!

Oggi ne parliamo con Alessia Pandolfi, tech expert per coach e consulenti che lavorano online, la quale ci offre preziosi consigli su come affrontare al meglio questa fase delicata.

Alessia, dal punto di vista tecnico, quali sono gli aspetti fondamentali da considerare quando si inseriscono nuovi collaboratori in un team?

Quando si inserisce una nuova persona in un team, a mio parere una delle cose fondamentali da fare è assicurarsi di aver mappato, in maniera preventiva, accurata e veramente pratica, le responsabilità di tutti i membri del team, incluse quelle del nuovo arrivato.

Se andiamo ad inserire una nuova risorsa, ad esempio un assistente virtuale, dobbiamo sapere esattamente cosa vogliamo che questa nuova risorsa faccia.

Dobbiamo aver definito alla perfezione le task e le responsabilità di questa persona, ma allo stesso tempo dobbiamo anche aver definito quali sono le task e le responsabilità degli altri membri del team.

Questo permette che anche per la nuova risorsa sia ben chiaro quali sono le sue responsabilità e a chi può far riferimento in caso di domande, chiarimenti o per task che abbiano bisogno dell’input di altri membri del team.

Un altro aspetto che ritengo molto utile quando si inserisce una nuova persona è rendere questa persona partecipe.

Questo significa anche magari fare delle riunioni dove ci si conosce – cosa particolarmente importante per chi lavora prevalentemente online – per facilitare la conoscenza e la creazione di relazioni tra i membri del team.

Mi è successo sia di lavorare in team molto affiatati, in contatto anche al di là per cose strettamente relative al lavoro, ma anche in team dove la comunicazione e l’affiatamento erano al minimo e addirittura non si conosceva l’esistenza di tutti i membri del team perché non partecipavano alle riunioni.

Inutile che ti dica in quale team si lavorava meglio, giusto?

In base alla tua esperienza, quali sono gli errori più comuni che imprenditrici e libere professioniste commettono quando avviano una collaborazione con terzi?

Questa domanda è strettamente legata alla risposta che ho dato prima.

Uno degli errori più frequenti che vedo è la mancanza di chiarezza a livello di responsabilità, quindi non definire esattamente le task di cui si occuperà la nuova risorsa.

Vedo anche errori di comunicazione: a volte succede che non vengano date sufficienti informazioni o sufficiente contesto per far capire esattamente la ragione che c’è dietro una certa task, un certo metodo o una certa richiesta.

A volte poi non viene data una scadenza chiara.

Magari sappiamo che c’è il lancio il giorno X, quindi è ovvio che entro quel giorno tutto debba essere pronto, però dobbiamo sempre anche tenere a mente un certo periodo di tempo per fare revisione.

Quindi anche a livello di scadenze ogni tanto vedo che si arriva un po’ all’ultimo minuto e non si dà abbastanza tempo per rivedere e fare una revisione molto approfondita di tutto quello che è stato fatto.

Se dovessi dare un consiglio a un’imprenditrice che sta ampliando il suo team, su quali strumenti le suggeriresti di concentrarsi?

Prima ancora di pensare a integrare nuove risorse, il mio consiglio è quello di avere un task manager o comunque uno strumento che ti permetta di organizzare le task, fissare delle scadenze, e di organizzare i tuoi pensieri, le tue strategie, i tuoi appunti in maniera chiara e semplice.

Quindi anche prima di pensare ad ampliare il team è essenziale che ci sia uno strumento o  comunque anche un semplice documento sul Drive, un Google Sheet, dove archiviare idee, strategie, scadenze, date chiave – questa è una cosa fondamentale a mio parere.

Prima ancora di portare un nuovo membro nel team, ma tanto più a ragione quando si integra una nuova risorsa, uno strumento come Asana, TickTick o ClickUp è assolutamente necessario.

L’intervista con Alessia ci ha fornito spunti pratici e riflessioni importanti su come strutturare e far crescere il nostro team in modo consapevole.

Ricordiamoci che la chiarezza nelle responsabilità, una comunicazione efficace e l’utilizzo degli strumenti giusti sono elementi chiave per costruire collaborazioni solide e durature.

Investire tempo ed energie in questi aspetti non solo facilita l’inserimento di nuove risorse, ma contribuisce anche al benessere e al successo del nostro progetto imprenditoriale.

Se ti va di confrontarti insieme a me su questi temi scrivimi a info@valeriafarina.it o prenota una call gratuita al link qui sotto!